Intervju med Anna Bernsten \u00c5rets projektledare 2002 Ibland blir projekt riktigt bra. De h\u00f6jer sig d\u00e5 markant \u00f6ver de m\u00e5nga, ofta r\u00e4tt gr\u00e5, vardagsprojekten med l\u00e5gt engagemang och splittrade resurser. Skapa global koncernidentitet Skapa kommunikation Ut\u00f6kat informationsfl\u00f6de Upprepade attityd- och kunskapsunders\u00f6kningar Torbj\u00f6rn Wenell
\nN\u00e4r medarbetarna blir en fanclub! <\/strong><\/p>\n
\nDe h\u00e4r projekten som sticker ut fr\u00e5n m\u00e4ngden och som verkligen lyfter \u00e4r inte vanligt f\u00f6rekommande, men ibland tr\u00e4ffar jag p\u00e5 dem. Det \u00e4r om ledningen av ett s\u00e5dant projekt som jag nu t\u00e4nker ber\u00e4tta.
\nASSA ABLOY hade sedan 1994 f\u00f6rv\u00e4rvat 100 bolag och n\u00e4r man \u00e5r 2000 f\u00f6rv\u00e4rvade den internationella l\u00e5sgruppen Yale Intruder Security med sina 12 000 medarbetare s\u00e5 f\u00f6rdubblade man p\u00e5 en g\u00e5ng koncernens storlek. Tillsammans med Yalegruppen blev ASSA ABLOY en global koncern med en v\u00e4rldsledande position p\u00e5 prioriterade marknader. De olika bolagen har olika bakgrund, allt fr\u00e5n familjef\u00f6retag till bolag som tidigare ing\u00e5tt i andra koncerner. Behovet av att skapa kunskap och medvetenhet om ASSA ABLOYs verksamhet, visioner, v\u00e4rderingar och arbetss\u00e4tt var uppenbart. Man besl\u00f6t att satsa p\u00e5 ett \u201dintegrationsprojekt\u201d och ins\u00e5g att deltagandet i en av v\u00e4rldens st\u00f6rsta massmediala sporth\u00e4ndelser Volvo Ocean Race (VOR) var ett perfekt medel eftersom n\u00e4stan alla t\u00e4vlingens hamnstopp var i l\u00e4nder d\u00e4r koncernen har strategiskt viktiga marknader.<\/p>\n
\n<\/strong>N\u00e4r jag f\u00f6ljde ASSA ABLOY-b\u00e5tens insatser i VOR s\u00e5 trodde jag, som s\u00e4kert ocks\u00e5 alla andra, att det bara var fr\u00e5gan om deltagande i en seglingst\u00e4vling. Visst var t\u00e4vlingen viktig men f\u00f6r ASSA ABLOY var det bara ett medel f\u00f6r att n\u00e5 effektm\u00e5len skapa en global koncernidentitet s\u00e5v\u00e4l internt som externt p\u00e5 de lokala marknaderna.
\nF\u00f6r att genomf\u00f6ra det utomordentligt komplexa projektet s\u00e5 beh\u00f6vde man en skicklig, entusiastisk, kreativ och uth\u00e5llig projektledare. Man hade tidigare tr\u00e4ffat p\u00e5 Anna Bernsten och ins\u00e5g att hon m\u00e5ste vara r\u00e4tt person. Anna, med sin 15-\u00e5riga erfarenhet av internationell f\u00f6rs\u00e4ljning och marknadsf\u00f6ring i ledande befattningar inom i f\u00f6rsta hand l\u00e4kemedelsindustrin, kunde visserligen ingenting om segling men det var bara positivt. Seglingst\u00e4vlingen med sina f\u00f6rberedelser i form av att k\u00f6pa och bygga b\u00e5t, rekrytera och trimma teamet, besluta om segel mm var ett eget parallellprojekt under ledning av Richard Brisius fr\u00e5n Atlant Ocean Racing..
\nAnna b\u00f6rjade p\u00e5 ASSA ABLOY i oktober 2000 och ins\u00e5g snabbt att det verkligen var h\u00f6g tid att komma ig\u00e5ng med ett f\u00f6rprojekt. T\u00e4vlingen skulle starta den 23 september 2001 och dit var det mindre \u00e4n ett \u00e5r och mycket, v\u00e4ldigt mycket, skulle f\u00f6rberedas dessf\u00f6rinnan.
\nN\u00e4r jag samtalar med Anna f\u00f6r den h\u00e4r intervjun s\u00e5 f\u00f6rs\u00f6ker jag f\u00e5nga hur hon har hanterat projektet och vad det \u00e4r f\u00f6r hemliga knep som just gjort det h\u00e4r projektet till en framg\u00e5ng.
\nAnna, projektet var ju v\u00e4ldigt m\u00e5ngfacetterat. Hur s\u00e5g projektstrukturen ut?
\n\u201dJag f\u00f6rs\u00f6kte snabbt, under f\u00f6rprojektet, f\u00e5 en bild av allt som skulle g\u00f6ras inom ramen f\u00f6r projektet. Det k\u00e4ndes som om projektet omfattade allt fr\u00e5n cykelst\u00e4ll till k\u00e4rnkraftverk och det var viktigt b\u00e5de f\u00f6r mig sj\u00e4lv och andra inblandade att kunna beskriva projektets inneh\u00e5ll och omfattning.
\nP\u00e5 n\u00e5got s\u00e4tt f\u00f6rv\u00e4ntade man sig att jag skulle fixa allt. Det h\u00e4nde t ex att man ringde mig f\u00f6r att fr\u00e5ga vilken sorts skor man skulle ha vid ett kundm\u00f6te.
\nMed hj\u00e4lp av nedanst\u00e5ende bild f\u00f6rs\u00f6kte jag beskriva vad vi hade framf\u00f6r oss\u201d
\n\u201dSom du ser av bilden s\u00e5 var det ett komplext projekt med v\u00e4ldigt m\u00e5nga delprojekt som m\u00e5ste fungera.\u201d
\nDu hade ju inte n\u00e5gon stor central stab f\u00f6r att leda projektet. \u00c4r hemligheten ditt s\u00e4tt att delegera och att arbeta genom andra?
\n\u201dJa det var en n\u00f6dv\u00e4ndighet. Jag byggde upp ett n\u00e4tverk med 100 lokala \u201dchampions\u201d , en form av lokala delprojektledare, spridda \u00f6ver hela v\u00e4rlden som genomf\u00f6rt aktiviteter och vidaref\u00f6rmedlat information till koncernens medarbetare. H\u00e4r hade jag dock initialt ett problem att f\u00e5 fram r\u00e4tt personer som champions. Det var inte alltid som de lokala cheferna f\u00f6rstod att det inte var n\u00e5gon dussinm\u00e4nniska som jag s\u00f6kte som champion. S\u00e5 h\u00e4r efter\u00e5t inser jag att jag borde ha varit mer p\u00e5stridig i valet av champion, men man m\u00e5ste ocks\u00e5 komma ih\u00e5g att det h\u00e4r var f\u00f6rsta g\u00e5ngen vi skulle k\u00f6ra ett koncerngemensamt projekt och d\u00e4rf\u00f6r l\u00e5g utn\u00e4mningsansvaret hos de lokala cheferna.<\/p>\n
\n<\/strong>F\u00f6r att f\u00e5 ihop n\u00e4tverket gjorde jag en uppstart med alla champions under ett tv\u00e5dagarsm\u00f6te i december 2000.\u201d
\nMed s\u00e5 m\u00e5nga \u201dmedarbetare\u201d i teamet s\u00e5 var naturligtvis kommunikationen avg\u00f6rande f\u00f6r att skapa engagemang och drivkraft i projektet. Vilka medel anv\u00e4nde du?
\n\u201dJag ins\u00e5g tidigt att det h\u00e4r var viktigt, kanske avg\u00f6rande f\u00f6r hela projektet. Merparten av de anst\u00e4llda i v\u00e5ra bolag har traditionella jobb p\u00e5 platser l\u00e5ngt fr\u00e5n havet. Det var d\u00e4rf\u00f6r viktigt att vi fick en bred f\u00f6rst\u00e5else f\u00f6r varf\u00f6r vi satsade p\u00e5 projektet och att det inte bara upplevdes som n\u00e5got elitistiskt f\u00f6r n\u00e5gra f\u00e5. S\u00e5 det g\u00e4llde att anv\u00e4nda v\u00e5rt deltagande till att f\u00f6rs\u00f6ka engagera v\u00e5ra medarbetare s\u00e5 brett och l\u00e5ngt ut i organisationen som m\u00f6jligt. V\u00e5r str\u00e4van var att med hj\u00e4lp av projektet f\u00e5 upp intresset f\u00f6r v\u00e5r koncern och att inspirera till lagarbete ute p\u00e5 de lokala arbetsplatserna. Det g\u00e4llde att skapa lokala hejaklackar som sedan f\u00f6ljde racet och kommunicerade med bes\u00e4ttningen, skickade e-mail osv. F\u00f6r oss var det hundra g\u00e5nger viktigare att bli omn\u00e4mnda i lokaltidningen \u00e4n i Eurosport.
\nM\u00e5let f\u00f6r mig var att om en anst\u00e4lld p\u00e5 ett lokalt bolag m\u00f6ter sin granne p\u00e5 morgonen som s\u00e4ger \u00b4Jag s\u00e5g din b\u00e5t p\u00e5 TV i g\u00e5r\u00b4 och att han d\u00e4rmed k\u00e4nner sig mer motiverad och stolt att g\u00e5 till jobbet \u2026D\u00e5 har vi verkligen vunnit. D\u00e4rf\u00f6r var naturligtvis informationen och kommunikationen oerh\u00f6rt viktig.<\/p>\n
\n<\/strong>Vi hade redan tidigare en intern tidning ASSA ABLOY NEWS som kom ut fyra g\u00e5nger om \u00e5ret. Nu gav vi ut ett nytt nummer i samband med varje hamnstopp med fokus p\u00e5 att beskriva bolagen p\u00e5 den lokala marknaden. Vi har ocks\u00e5 gjort 6 TV-reportageliknande videofilmer, n\u00e5gonting som vi aldrig gjort tidigare. Filmerna visades lokalt i samband med regelbundna personalm\u00f6ten och p\u00e5 andra naturliga m\u00f6tesplatser.
\nVi gav ocks\u00e5 ut ett nyhetsbrev var 3:e vecka fr\u00e5n december 2000, allts\u00e5 l\u00e5ngt innan sj\u00e4lva t\u00e4vlingen startade och n\u00e4r den sedan startade i september 2001 s\u00e5 gav vi ut nyhetsbrev minst en g\u00e5ng i veckan. Projektets egen hemsida var i drift den 23 december 2000!
\nBetr\u00e4ffande informationsfl\u00f6det i koncernen gick vi fr\u00e5n \u201dsugr\u00f6r till brandspruta\u201d som en av mina kollegor i ledningsgruppen uttryckte det. Gl\u00e4djande fr\u00e5n v\u00e5ra m\u00e4tningar ans\u00e5g 97% av v\u00e5ra anst\u00e4llda att de f\u00e5tt tillr\u00e4ckligt med information.\u201d
\nOm vi ser till styrningen av projektet. Hur hanterade du planering och styrning? Gjorde du t ex n\u00e5gra riskanalyser?
\n\u201dJag hade naturligtvis en \u00f6verordnad plan f\u00f6r hela skeendet, men menar du detaljerade Ganttscheman och dylikt s\u00e5 hade vi inga. D\u00e4remot var hamnstoppen och PR-aktiviteterna detaljplanerade.
\nJag jobbade i st\u00e4llet med en mycket tydlig m\u00e5lstyrning och att \u201dt\u00e4nka efter f\u00f6re\u201d genom att i god tid aktivt involvera alla intressenter. Vi hade naturligtvis ocks\u00e5 mycket stor nytta av att etappm\u00e5len var s\u00e5 tydliga. Vi hade korta ledtider. Tidplanen var s\u00e5 att s\u00e4ga \u201dtvingande\u201d.
\nFr\u00e5n projektets allra f\u00f6rsta b\u00f6rjan och kontinuerligt vid alla m\u00f6ten visade jag p\u00e5 den processplan med dess olika faser som vi ville igenom alltifr\u00e5n Utbildning, F\u00f6rankring, Identifiering till slutlig Laganda och Stolthet.
\nVi gjorde inga riskanalyser men uppr\u00e4ttade redan i december 2000 en krisplan f\u00f6r att vara f\u00f6rberedda om b\u00e5ten skulle f\u00f6rlisa, n\u00e5gon bes\u00e4ttningsman d\u00f6r eller om det skulle bli myteri ombord.
\nEn f\u00f6rsta krisupplevelse ur planeringspunkt var huruvida t\u00e4vlingen \u00f6verhuvudtaget skulle starta. Starten var ju fastlagd till den 23 september och n\u00e4r katastrofen i USA h\u00e4nde den 11 september s\u00e5 visste vi inte om man skulle kunna skicka folk runt om i v\u00e4rlden eller om det \u00f6verhuvudtaget skulle bli n\u00e5gon t\u00e4vling. Det var b\u00e5de oroligt och mycket stressigt.\u201d<\/p>\n
\n<\/strong>Vi gjorde ocks\u00e5 upprepade attityd- och kunskapsunders\u00f6kningar \u2013 en slags revisioner \u2013 under hela projektet. Unders\u00f6kningen omfattade 2000 anst\u00e4llda i 63 olika bolag v\u00e4rlden \u00f6ver och \u00f6versattes till 13 olika spr\u00e5k. Den f\u00f6rsta unders\u00f6kningen gjorde vi i april 2001. F\u00f6rst ville vi m\u00e4ta kunskapsniv\u00e5 och attityder kring ASSA ABLOY hos v\u00e5ra medarbetare innan t\u00e4vlingen startade. Sedan ville vi bland annat kontrollera att chefsutbildningarna som h\u00f6lls i samband med hamnstoppen fungerade och att vi n\u00e5dde ut till cheferna.
\nEn f\u00f6rsta uppf\u00f6ljning gjorde vi efter hamnstopp 3 i december 2001 f\u00f6r att f\u00e5 besked om uppbyggandet av kunskap, attityder och kundrelationer gick som vi ville. Och s\u00e5 gjorde vi naturligtvis en attitydunders\u00f6kning efter projektets slut. Den unders\u00f6kningen visade bl a att mer \u00e4n 14 000 medarbetare anser sig ha \u00f6kat sin kunskapsniv\u00e5 om ASSA ABLOY, dess v\u00e4rderingar och arbetss\u00e4tt och att mer \u00e4n 18000 medarbetare uppger sig vara stoltare \u00f6ver att nu ing\u00e5 i koncernen.\u201d
\nOm du fick g\u00f6ra om n\u00e5got i din ledning av projektet vad skulle det d\u00e5 vara?
\n\u201dDet finns naturligtvis en del som jag skulle g\u00f6ra annorlunda.
\nJag skulle ha st\u00e5tt p\u00e5 mig f\u00f6r att f\u00e5 mer resurser tidigare i projektet och jag skulle ha lagt mig mer i valet av champions.
\nBrandingmanualen, som var otroligt viktig f\u00f6r att l\u00e4gga fast logotyper, varum\u00e4rket mm, borde ha varit klar n\u00e4r vi startade. Jag fick den uppfattningen n\u00e4r jag tog jobbet men nu fick mycket energi under perioden oktober 2000\u2013april 2001 \u00e4gnas \u00e5t att ta fram manualen.
\nJag skulle ocks\u00e5 ha lagt ned \u00e4nnu mer arbete p\u00e5 att f\u00e5 alla chefer, b\u00e5de centralt och lokalt, att verkligen f\u00f6rst\u00e5 projektet och kanske i bilder mer f\u00f6rmedlat det jag uppfattat fr\u00e5n tidigare Whitbread round the world seglingar\u201d
\nDu har sagt att \u201dThis is a project once in a lifetime\u201d och det \u00e4r v\u00e4l s\u00e5, men det kommer \u00e4nd\u00e5 fler projekt. Vad tar du med dig f\u00f6r erfarenheter fr\u00e5n detta till n\u00e4sta?
\n\u201dDet blir lite upprepning av vad jag sa nyss; mer resurser i tidig fas, medbest\u00e4mmande och kanske till och med vetor\u00e4tt vid val av medarbetare.
\nJag tar ocks\u00e5 med mig vetskapen om den positiva processkraften i att ha tidsgr\u00e4nser. De ska vara realistiskt utmanande men n\u00e5bara.
\nJag kommer ocks\u00e5 att f\u00f6rs\u00f6ka l\u00e4gga in dagar av oplanerad egen tid f\u00f6r egna tankar. Det \u00e4r viktigt att f\u00e5 m\u00f6jlighet att reflektera och f\u00e5 perspektiv p\u00e5 projektet\u201d.
\nAnna, tack f\u00f6r ett trevligt samtal. Jag vet att du har mycket mer att ber\u00e4tta om med massor av sp\u00e4nnande episoder \u2013 men det f\u00e5r bli en annan g\u00e5ng.
\nOm man som Anna lyckas f\u00e5 ledningens f\u00f6rtroende och st\u00f6d och dessutom har en naturlig f\u00f6rm\u00e5ga att strukturera, planera, styra, kommunicera och engagera en hel organisation genom att delegera och verka genom andra \u2013 ja det \u00e4r d\u00e5 man blir \u00c5rets Projektledare!<\/p>\n
\nSekreterare i Svenska ProjektAkademien
\nwenell@projektkultur.se<\/a><\/p>\n